【トクするテレコン①】ムダを省いて賢く検索効率アップ！

記事検索をより有効に活用するための検索テクニックや設定について、2回にわたって解説します。第1回目は「効率化・コスト削減」をテーマに、検索の手間や時間を削減し、必要な情報に効率的にアクセスするための”コツ”をご紹介します。

コロナ禍を機に定着したリモートワーク。企業は今、コミュニケーション不足などの課題から、新しい働き方を模索しています。

たとえば、「出社回帰」というキーワードで他社事例を調べたあと、キーワード候補として考えていた「オフィス回帰」などでも検索すると、先に検索した「出社回帰」の結果と重複した記事がヒットする場合があります。重複した記事でも出力ごとに料金が発生し、確認にも手間がかかります。検索するときは、まずは思いつくキーワードはOR演算でまとめて検索してください。「出社回帰 or オフィス回帰 or 出勤促進 or リアル出社」のようにまとめて検索することで、見出し表示の重複を防ぎ、効率的に情報収集を進めることができます。

他社の働き方事例を調べるために「出社回帰 or オフィス回帰」で検索し、本文を確認。そのなかに「ハイブリッドワーク」というキーワードを見つけて、さらに深掘りしたいと検索を進めるケースはよくあります。

しかし、この「ハイブリッドワーク」で改めて検索すると、既に読んだ「出社回帰 or オフィス回帰」に関する記事が再び表示される可能性があります。「オフィス回帰とリモートワークを組み合わせたハイブリッドワークを進める〇〇社は～」といった、両方のキーワードが含まれている記事が再び表示されるといった場合です。このような重複表示を避けるには、NOT演算の活用が有効です。

既に確認済みの「出社回帰 or オフィス回帰」に関する記事を「ハイブリッドワーク not  (出社回帰 or オフィス回帰)」のように除外することで、本当に知りたい新しい情報だけを効率的に検索し、時間とコストの削減になります。

検索結果の見出し表示を初期設定の「新しい順」のまま変更せずに見出し一覧を確認されている方が多いようです。よりキーワードに合致した記事を確認したいなら「適合順」がおすすめです。入力した検索キーワードと関連性が高い記事が上位に表示されるため、欲しい情報に素早くアクセスできます。適合順と表示件数を組み合わせることで、「検索キーワードにより関連性の高い上位20件の見出しを表示する」といった情報収集の効率化が可能です。

見出しの表示順は「新しい順」「古い順」「媒体順」「適合順」の4種類から表示方法を選べます。検索の目的に合った表示順を事前に選択してください。

※媒体によっては見出し表示から料金が発生します。見出しを表示した後に、たとえば表示順を「新しい順」から「古い順」に変更した場合、「新しい順」で表示されていた記事が含まれていても再度料金が発生します。

検索条件の初期設定は、「公開情報・企業IR情報」「書籍・年鑑」以外のすべての媒体、期間は「1年」ですが、よく使う媒体や検索期間など検索条件は保存できます。

設定方法は、記事検索画面で検索条件を指定した状態で「現在の検索条件を保存」をクリックします。表示された画面で保存する検索条件の名前を入力し、「記事検索メニュー選択時に初期表示する」にチェックを入れ保存します。保存した検索条件は、検索条件のプルダウンで選択できるようになります。毎回同じ条件を選ぶ手間が省け、日々の情報収集がスムーズになります。

必要な情報への素早いアクセスと効率的な情報収集のために、確認フローの見直しも肝要です。

見出し表示前の件数結果表示と確認ダイアログ表示を省くことで、見出し表示までの時間を短縮できます。定期的に同じ条件で検索することが多く、ヒット件数に関わらず見出しを表示したい方におすすめです。

「設定」の「画面表示」から、「見出し表示前の件数確認の表示」の「表示しない」を選択します。

見出しだけでは本文の内容を判断しづらい時に便利なのが「本文の一部を表示」です（※日経各紙に限り有効）。見出し表示時に入力したキーワード周辺の本文の一部（キーワードがない場合は冒頭部分）を表示する機能です。「設定」の「画面表示」から、「本文の一部を表示」の「表示する」を選択します。

見出し一覧画面から「本文の一部を表示」にチェックを入れ指定することも可能です。本文の一部を確認してから、本文を表示するか判断できるため、不要な本文出力を減らし、コスト削減にもつながります。