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株式会社大学通信様

株式会社大学通信様

毎日のプレスリリース
効果測定業務を効率化
記事のクリッピング機能を駆使

導入サービス:日経テレコン

高校別大学合格者数ランキングや大学の就職率ランキングの調査元として知られる株式会社大学通信様。教育分野に特化した情報発信でメディアでも存在感を発揮している。大学などのプレスリリース配信業務の効果測定の一環で日経テレコンを利用しているが、「クリッピング機能」の活用によって毎日の記事チェック業務をさらに効率化した。

企業プロフィール

会社名 株式会社大学通信
本社所在地 東京都千代田区神田神保町3-2-3 Daiwa神保町3丁目ビル2階
設立 1965年
代表者 代表取締役社長 田所 浩志
従業員数 35名(2022年11月現在)
事業内容 教育情報の発信、情報誌やサイトの編集制作
URL https://univ-online.com/company/
株式会社大学通信

導入のきっかけ

配信したプレスリリースのメディア波及効果を検証

取締役 総合戦略企画室 室長 小林 聡 氏

株式会社大学通信

取締役 総合戦略企画室 室長

小林 聡 氏

同社が運営している「大学プレスセンター」は、大学などの教育機関が発行するプレスリリースを、新聞・雑誌などの主要マスコミや教育ジャーナリスト、教育関連団体などに配信する。リリースをサイトに掲載し、登録先のメディアや自分で登録したユーザーにメールを送っている。

「2008年のサービス立ち上げ当初、利用する教育機関は20程度だったが、各大学の広報活動への意識が年々高まり、リリース配信のほか文章作成サポートや助言を行う大学プレスセンターの認知度がアップ。現在は約150の教育機関(うち約9割が大学、その他が私立中学・高校)と契約している。

日経テレコンをセンターの開設と同時期に導入、15年近く活用している。同社総合戦略企画室 室長の小林聡氏は「配信したプレスリリースがメディアにどのように取り上げられているのか把握する必要がありました。ニュース全般の傾向を把握して会員への助言等に活用したいというニーズもありました」と導入時を振り返る。

リリースの配信先は全国各地のメディアに及び、リアルタイムで掲載実績を把握するのは大変だ。また、通信社や教育ジャーナリストに配信された情報がどのメディアに掲載されるかを予測しづらい。
そこで500超の媒体をワンストップで提供している日経テレコンに白羽の矢が立ったという。

「日経テレコンは多くのメディアを網羅し、キーワードを設定してニュースを簡単に絞り込めることが導入の決め手になりました」(小林氏)

活用方法

「クリッピング機能」「ナビ型記事検索」の併用で記事を見落とさない

取締役 総合戦略企画室 室長 小林 聡 氏

大学プレスセンターは5人体制で、2020年以降は在宅勤務を有効に取り入れている。主に1名の担当者が日経テレコンを利用し、大学から送られてきたリリース原稿のチェックに加え、原稿執筆などの業務も担当している。

会員である約150校のプレスリリースが反映された記事を日経テレコンで検索する。基本的な流れは、まず「クリッピング機能」でキーワードなどを設定し、新着記事を自動的に収集する。次に検索結果の見出しリストをチェックし、該当すると思われる記事を閲覧する。仮に150校分の記事掲載情報を手作業で網羅的に探そうとしたら、気の遠くなるような時間と労力がかかる。

作業は毎日1時間から1時間半ほどかけて午前中に行うことが多い。掲載のタイムラグを想定して4、5日分をさかのぼって閲覧。また、5~10日に1回のペースで定期的に「ナビ型記事検索」を使って大学名で調べ、漏れがないようにしている。

最優先課題は記事を「見落とさないこと」。キーワードは大学名などシンプルなものとし、絞り込み過ぎないよう気を付ける。規模の大きい大学はスポーツ記事なども多く、競技名などプレスリリースと直接関係することが少ないキーワードを除外設定するなどの工夫もしている。

「メディア掲載実績は、プレスセンターだけでなくグループウェアを使って社内共有し、営業担当者などもすぐに確認できるようになっています」と小林氏。同社にとって大学や中学・高校は取引先であると同時に取材対象でもある。プレスセンター以外の社員に情報を共有する意義は大きい。

導入の効果

効果測定結果を会員にフィードバック、担当者の気づきや情報整理にも寄与

取締役 総合戦略企画室 室長 小林 聡 氏

日経テレコン等を通じて収集した記事掲載情報は、配信したプレスリリースの効果測定に役立てている。掲載結果を個々の学校に伝えることは大学プレスセンターのサービスには含まれないが、営業担当者個別では話題として取引先と共有するケースも多い。会員との良好な関係を保つ材料にもなっている。

会員の教育機関には、月1回発行するレポートで効果測定結果を正式に伝えている。マスコミに取り上げられた事例一覧、サイトでのニュースのアクセスランキングなどをまとめている。小林氏は「大学関連ニュース全般の傾向をつかんでいただくのにレポートがお役に立てば」と語る。

日経テレコンを使うことで思わぬ効果もあった。プレスリリース効果測定の担当者はマンスリーレポートでニュースの傾向などを解説するコラムも執筆。「クリッピングの見出しを眺めているだけで、コラムのちょっとしたヒントになります。状況の把握と整理にもつながっている気がします」と話す。

日経テレコンで記事を検索する日々の繰り返しは単純作業と認識されがちだが、掲載記事に多く触れることはプレスリリースを編集・執筆するのにプラス。掲載されやすいリリースと、そのまとめ方や表現方法も体感できる。社員がスキルアップすれば、会員に提供するサービスの品質も向上する。
この作業は「クリッピング機能」の活用で大幅に効率化した。あらかじめ設定したキーワードで記事を自動収集するため、150校分を毎回入力して検索するのに比べ、業務がはるかにスムーズに進む。体感として、日経テレコンを毎日使う時間が3割程度ほど削減できたという。

【Before】日経テレコンの導入前(イメージ)

  • (1)手作業による記事収集のため、対応可能な媒体数に限界
  • (2)作業の属人性が高く、記事を見落とす可能性
  • (3)網羅性を担保しづらく効果測定の品質に問題

【After】日経テレコンの導入後

  • (1)メディアの網羅性が高く横断的に瞬時で検索
  • (2)複数の検索機能で記事の見落としを防ぐ
  • (3)効果測定の結果を会員にフィードバック
  • (+α)「クリッピング機能」による記事の自動収集でさらに効率化

今後の展望・期待すること

テレコン担当者のサポートを受けながら効率化をさらに推進

小林氏は日経テレコンを「弊社から配信したリリースがどのような形になっているか、教育情報がメディアで一般的にどう取り上げられているか、成果を把握するために非常に有効なサービス」と評価する。

「問題なく使えているので、こちらから要望を伝えることはほとんどありません。逆に日経テレコンの担当の方からお声掛けいただき、便利な使い方についてサポートや提案をいただきました。より使い勝手が良くなった実感があります」

例えば「クリッピング機能」では、クリッピング記事の見出しリストをメールで配信できる。登録しているクリッピングの数が膨大なため、現在はまだメール配信を利用していないが、特に重要なクリッピングにはメール配信を設定し、見逃しリスクをさらに減らすことができるかもしれない。

担当者が注目しているのは「ナビ型記事検索」。最初に入力した検索ワードに対して、絞り込み候補となるキーワードとヒット件数がテーマや業界などのジャンルに分けて表示され、ナビゲーションに従って必要な情報に絞り込むことができる。使いこなせば今まで以上の効率化につながりそうで、機能のさらなるバージョンアップに期待しているという。

「近年のニュースで印象に残っているのは、大学の100円朝食。追随してプレスリリースを出す大学もあり、複数の取り組みをまとめ社会的な視点で報道されることもありました」(小林氏)。どの学校もプレゼンス向上のため、広報機能の強化が求められている。社会の動きを的確かつリアルタイムに捉えることのできる日経テレコンは、良質なプレスリリースの発信や配信を今後も支援していく。

企業の広報部門やPR会社では、CSR活動やソーシャルメディア運営など含め業務の幅が大きく広がっている。情報の幅が拡大し収集に要する時間も増えるなか「大量の情報から必要なものを抽出するのが大変」「情報収集のデジタル化に対応できていない」といった悩みを抱える。
今回紹介した大学通信の事例は、情報収集に課題を抱える広報関連企業・部門のヒントになるかもしれない。

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