東武鉄道株式会社様

――スマートクリップ導入前に、クリッピング業務をどのように行っていたのかについて教えてください。

【馬場氏】新聞記事のクリッピングは広報部門の報道担当が担当しており、主任以下4名のうち1名が、当番制で行っています。以前は担当者が始業時刻の1時間前から時差勤務を開始し、紙の記事を手作業で切り貼りしていました。

クリッピング対象の新聞は5紙で、そのほかの媒体も含めチェックをすることから、担当以外の人も1人2～3媒体に目を通していました。クリッピングした記事は上長がチェックした上で、切り貼りした紙をコピーして経営層に配布していました。

――当時はどのような課題を感じていましたか。

【馬場氏】大きく2つの課題がありました。第1は、共有のスピード感と場所の制約です。クリッピング作業に時間がかかる上、紙のコピーで経営層に配布していたため、外出している役員はクリッピング記事を速やかに確認できなかったのです。経営層は外出が多いため、タイムラグが発生しがちでした。

――スマートクリップの導入によって、クリッピング業務はどのように変わりましたか。

【馬場氏】スマートクリップでキーワードを設定し、検索にひっかかった記事を担当者が確認した上でクリッピングしています。その一方で、新聞のオンライン版も直接チェックし、必要な記事があれば追加でクリッピングしています。クリッピング作業はWebで完結しており、その結果を上長がチェックした上で、経営層にメール配信しています。

担当者がクリッピングに要する時間は、20分程度にまで短縮されています。また以前は、クリッピング担当と出張が重なってしまった場合に、他の人に作業を依頼する必要があったのですが、これも不要になりました。Webで完結するためどこででも業務を行えるので、業務効率も向上しました。

――クリッピング担当者の負担は、大幅に軽減しているようですね。

【三井氏】最近ではキーワード検索でのピックアップだけではなく、その時々のトレンドに合わせて記事を一本釣りすることも増えています。社会トレンドや経済情勢などの外部環境に合わせた記事選定をできるようになってきたと感じています。

【馬場氏】作業時間が減った結果、記事選定を行う際に考える時間が増えました。これは、記事の内容まで読み込んでピックアップできるようになったことが大きいと思います。以前はチェックすべき記事が膨大にあり、タイトルと概ねの内容だけでピックアップすることが多く、記事本文を読むことはもとより、掲載された社会背景を汲み取ることに時間があまり取れていませんでした。しかし今ではスマートクリップで記事を絞り込んでいるため、本文も読み込めるようになり、より深く理解した上で記事を選定できるようになっています。

【三井氏】考える時間が増えたことで、リリース作成などの「広報の技術」を磨く余裕も生まれました。しかしこれらはあくまでも、副次的な効果に過ぎません。

――作業負荷軽減以上のメリットがあるというわけですね。

【三井氏】そうです。最も重要なことは、経営層に対する情報共有のスピードが向上したことです。

東武鉄道では関東地方の1都4県で12の鉄道路線を運営している他、百貨店やホテル、住環境開発やまちづくり事業も手掛けています。また新規事業にも積極的に取り組んでおり、2024年には日立製作所と共同で生体認証を活用したプラットフォームサービスも始めています。これら新たな取り組みはよりメディアに取材いただけることも多いのですが、その結果どのように取り上げていただけているのかを、経営層にスピーディに伝達できるようになりました。

新聞記事でどのように取り上げていただいているのかは、当社の取り組みに対して世の中の方々がどう感じてくださっているのか、当社の取り組みをどうご理解くださっているのかを把握する上で、非常に重要な情報だと言えます。記者の第三者の視点からアウトプットしていただけるからです。

これによって当社のアプローチが最善だったのか否かを、第三者の視点を踏まえて評価ができます。このような情報を経営層にスピーディにインプットすることは、数多くの競合がいる中で当社が戦い続けていくために、必要不可欠なことだと考えています。

――スマートクリップの新たな活用や展開について、考えていらっしゃることはありますか。

【三井氏】利用ログや本文閲覧ログを、もっと積極的に活用したいと考えています。経営層に配布したどの記事が、どの役員に注目されたのかがわかれば、経営層が必要とする情報をより精緻に把握できるからです。これによって経営層とのコミュニケーションを深めることができます。このような「双方向性」も、デジタルならではの特性だと言えます。

一方、メディアとのコミュニケーションは、社会課題をきちんと認識した上で対応することが重要です。スマートクリップで世の中のニーズを読み取り、社会が当社に期待していることをきちんと把握することで、会社の価値を高めていきたいと考えています。

【馬場氏】私自身は、幅広い情報を素早くキャッチできるため、とても満足しています。

――最後に改めて、スマートクリップを使う意義についてお聞かせください。

【三井氏】新聞記事のクリッピングは、当社が社会からどのように見られているのか、他社がどのような動きをしているのか、社会にどのようなニーズがあるのかなどを、経営層にインプットする上で、非常に重要な業務です。その一方で、かなりの時間と手間がかかるという問題もあります。スマートクリップを活用すれば、この問題を解決できます。これを導入することで、次のステップに進めるはずです。

また著作権処理がしっかりしていることも、大きな意義だと思います。サービスのルールを守って運用すれば、著作権に関するトラブルに巻き込まれるリスクが大きく減ります。スマートクリップの導入で各新聞社との許諾契約の手間もなくなりました。

また、サポートがしっかりしていることもスマートクリップのメリットです。例えば検索キーワードを設定する場合、当初なかなか思うように記事をピックアップできないことがありましたが、営業担当者の方が原因を探り出し、スピーディに回答してくれました。

経営層に必要な記事をスピーディに共有できれば、経営判断の一助になることが期待できます。その結果、広報部門のプレゼンスも向上できると考えています。スマートクリップはそのために欠かせない基盤だと考えています。