大阪市役所様

大阪市の行政事務を、一手に担う大阪市役所。市民の快適な生活をサポートするためには、市民生活に関する情報をはじめ、国や近隣他府県の行財政情報、同市に関するメディアの報道など、さまざまな最新情報を漏れなく集め、把握する必要がある。もちろん、集めた情報を関係部署の職員間で迅速に共有することも重要だ。
そんな同市では、各部署で必要な情報が異なることや、スピーディーな共有が求められることから、以前は部署ごとに必要な契約を交わし、それぞれで情報収集を行っていたという。しかし、記事を回覧するためのクリッピングやコピー作業には手間と経費がかかるうえ、破棄する資源も少なくない。そのため、市役所内ではペーパーレス化を求める声があり、情報収集の手段を見直すことになった。その役割を担ったのが、各部署に対して適切な報道対応のあり方や、報道確認の方法等について助言などを行う『政策企画室 市民情報部 報道担当』だ。
スピーディーな情報共有に加えて、ペーパーレスなどの課題解決を目指す一方で、市としては、税金の用途について市民への説明責任を果たす必要もあるため、情報収集にかかる費用の妥当性も意識しなければならない。そうした検討の結果、同市のニーズを実現するサービスとして2014年、日本経済新聞の最新記事をインターネットで配信する「日経テレコン21 Knowledge Passport Fast Track」を導入。その後、2020年4月に、必要な記事を自動で収集し、メールやウェブサイトへ配信、共有できる「日経スマートクリップoffice」へと切り替えた。

現在、同市では各部署で日経スマートクリップofficeを活用しており、部署ごとに必要なキーワードを設定し、関連する記事を収集。他の自治体や国の最新動向を把握することで、同市の施策に生かせるものがないかを確認している。例えば、政策を立案する部署では、国や他の都道府県の行政の動きをもとに、どのようなトレンドがあるのかを調べているそうだ。
さらに、同市が行った報道発表や市長会見などに対して、報道の有無やその内容の確認にも役立てているという。政策企画室 市民情報部 報道担当者は、「大阪市の動きが世間の皆さまからどのように見られているのかを確認できる、有効な手段となっている」と話す。報道内容について市民から問い合わせが入ることもあるため、その際、報道に関する情報をいち早く集め、特別職と共有するためのツールとしても活用されている。

日本経済新聞社が提供する記事の契約が市役所内で一本化され、無駄な経費と紙資源の削減に成功した同市。日経各紙の情報収集が自動化され作業の負担は大きく軽減したそうだ。
日経スマートクリップofficeを実際に利用した職員からは、「キーワード検索やテーマ別で必要な記事を確認できるので、関連ニュースを捜索する際にも有用だ」という声が上がっている。特にコロナ禍においては、刻一刻と変化する各行政機関の反応や施策などの情報を一元的に漏れなく収集できるメリットを感じているという。
また、デジタルデータも切り抜き紙面も、その情報を共有する場合、利用許諾がなければ著作権侵害に当たる可能性が考えられる。他都市や民間企業において、著作権の侵害が問題となる事例が発生していることもあり、同市でも情報の取り扱いには厳重に対応しているそうだ。その点、日経スマートクリップofficeの場合、情報の利用許諾が取れているため、安心して部署内で共有できる点も好評だという。このようなニュース記事の著作権については他都市でも注目度が高いという。