株式会社ニコン様

――広報部における、クリッピング業務の位置づけと従来の課題について教えてください。

経営管理本部　広報部長　鈴木さやかさん（以下、敬称略）：ニコンはデジタルカメラや双眼鏡などの映像製品から、FPDや半導体用の露光装置、検査装置や測定機などの産業用精密機械、ヘルスケアの領域においては、顕微鏡などの製品や創薬支援などのソリューションを提供しています。さらに、近年では材料加工事業などの新事業展開を加速させ、事業領域の拡大を図っています。一般的にカメラのイメージが強いかもしれませんが、さまざまな事業展開によって市場におけるさらなる競争力強化と企業価値の向上を目指しています。その過程においては市場の動向調査が欠かせないため、広報部では紙媒体記事のクリッピングと経営層への共有を定常業務の一つとして行っていました。

経営管理本部　広報部　広報課　北村 愛さん（以下、敬称略）：毎朝、広報課員6人が1人あたり２～３紙を受け持つ形でクリッピングを行っていましたが、該当記事を切り抜いてファイリングするというアナログな作業は非効率だと感じていました。どんなに作業スピードを速めても、クリッピングにはおよそ1時間はかかります。また、作業中は他の業務に手をつけられないため、タイムパフォーマンスが良くないとも感じていました。大型連休明けは溜まった数日分の新聞をクリッピングするため、連休明けの出社日はさらに時間がかかります。

鈴木：どの記事をピックアップすべきかについて明確な判断基準を設けておらず、担当者の経験やスキルに依存していたことも課題でした。一見、新聞記事を切って貼るだけの単純作業ですが、「経営を担う役員たちが読むべき記事は何なのか」「市場の動きなどが読み取れる重要な報道はどういったものか」を見極める視点は、一朝一夕には身に付きません。

当然、先輩と新人とで切り抜く記事の判断にズレが生じることが頻繁にありました。このようなクリッピング作業の手間や属人的な運用をなくすため、著作権にもきちんと対応しているサービスの導入を検討していたのです。

――2018年から日経スマートクリップplus（スマートクリップ）を導入していただいていますが、その決め手を教えてください。

鈴木：クリッピングサービスを自分たちで探し、複数のサービスを比較検討した結果、日本経済新聞本紙・電子版はもちろん、国内の主要媒体、地方新聞まで取り揃えている情報媒体の豊富さが最終的な決め手となり、スマートクリップを選びました。事前に登録したキーワードに基づき、記事を自動収集できる機能も魅力に感じました。導入前は、週ごとに決められた担当者が特定媒体を切り抜きする持ち回り制だったため、担当者が緊急性の高い業務や病欠などで対応できない場合は作業が滞ってしまう可能性がありました。スマートクリップの自動収集機能を活用すれば、誰でもすぐに正確な対応ができるという点で導入メリットが大きいと思いました。

――スマートクリップ導入後の効果について教えてください。

北村：クリッピングした記事は、スマートクリップ上で役員や部門長など、経営に関わる幹部に配信しています。従来のやり方に比べて配信する情報の精度が格段に上がったのはもちろん、読まれている記事ランキング、UIの見やすさ、グルーピング機能なども「使い勝手がよい」と好評です。社長からスマートクリップの配信記事についてコメントが直接届くこともあって、「ちゃんと読まれているんだな」と感じています。

鈴木：クリッピングした記事を紙媒体で渡していたときは、出張などで役員が不在にしている場合、その日の記事を届けることができませんでした。スマートクリップは、あらかじめ設定した時間に対象者全員に向けて記事を配信できるので、たとえ移動中であってもスマートフォンなどから閲覧でき、タイムラグなく情報共有できる点が素晴らしいと思います。
また、新任の執行役員が、自分の専門分野以外の事業を把握することにも役立っています。執行役員は経営の全体像をつかむため、自分の専門分野以外の事業にも目を向けることが求められますが、忙しいこともあり、情報の取得に苦労している役員も多かったです。スマートクリップは必要な記事が自動で配信されるので、幅広い事業について客観的に、素早く把握する手助けになっているようです。

――属人化が課題だった作業効率の面ではいかがでしょうか？

北村：設定したキーワードに該当する記事を自動収集できるので、記事の選定基準を標準化できています。また、担当者からすると、作業時間の短縮もメリットが大きいと思います。導入前は午前10時までに役員秘書へクリッピング記事を手渡しするか社内便で送るために、担当者は朝9時までに出社して作業にとりかかっていました。これまでおよそ１時間かかっていた作業が、導入後は必要なくなり、他の業務に時間を使えるようになりました。現在は朝7時に自動配信しており、通勤時間中に記事をチェックできる点も好評です。

鈴木：新型コロナウイルス感染拡大の時期に緊急事態宣言で出社できない状況になったときも、スマートクリップを導入していたことが役立ちました。在宅勤務でも、オンラインでクリッピング作業や配信ができることは大きな助けになったと思います。

――機能面や運用面でのメリットはありましたか？

北村：自動配信ではあるものの、必要に応じて注目してほしい記事などにコメントを入れられる機能を使っています。紙で記事を手渡していたときは、役員側も何から見たらよいか判断しづらかったと思うので、「どんな記事で、なぜ読んでほしいか」というコメントがあると目を引きやすいのではないでしょうか。
また、1年前にSaaS型の新基盤に切り替わり、管理者側の機能も便利になりました。サービス管理画面のユーザビリティも2018年の導入時と比較すると進化しているなと感じています。

――現状を踏まえて、今後どのようにスマートクリップを運用していきたいと考えていますか？

鈴木：中期経営計画（2022～2025年度）でも示している通り、当社では映像・精機といった主要事業の安定化に加え、収益拡大を見込んで注力してきたヘルスケアやコンポーネント、デジタルマニュファクチャリングといった戦略事業での新たな価値創造や経営基盤強化を掲げています。
経営陣がよりマーケット視点で戦略的な判断を行うには、市場の最新の動向を常にキャッチアップすることが不可欠です。有益かつ信頼性の高い情報を多忙な役員にリアルタイムで共有できるスマートクリップは、まさに私たちが求めていたサービスだと感じています。

一方で、役員の業務状況によって、忙しい時期は閲覧頻度が下がってしまうなどの現状もあります。そのため、スマートクリップは「自社ビジネスを発展させるヒントが隠されている重要な情報共有サービスである」と役員に認知してもらい、活用を促すことが重要だと感じています。今後はスマートクリップの閲覧数向上を目指していくつもりです。

北村：グローバル企業として、海外メディアによる報道をタイムリーに展開する必要があります。今後期待することとしては、スマートクリップでも、海外の主要メディアがカバーされるとありがたいですね。