伊藤ハム米久ホールディングス株式会社様

――広報チームにおける、クリッピング業務の位置づけと従来の課題について教えてください。

広報チームでは毎朝、弊社および食肉業界に関連する記事を複数の新聞や雑誌から収集・精査して、役員と経営戦略部門に共有する業務を行っています。
基本的には広報担当がひとりで行う業務なので、他の業務と重複した時にクリッピングをする時間が取れないことが問題になっていました。
たとえば工場で取材対応を行う必要があったり、記者発表がスケジューリングされていたりすると、クリッピングに割く時間が十分に取れず、非常に負担感がありました。

そしてもうひとつ、著作権に配慮しながら記事をクリッピングすることも負担でした。抽出した記事をそのまま共有することは著作権違反にあたるので、情報を届けるための工夫が必要でした。

――スマートクリップの導入前と導入後で変わったことや、導入の効果について教えてください。

私としてはスマートフォン1つで、どこでもクリッピング作業ができるようになったことが最大のメリットです。

クリッピングの流れは、設定したキーワードに基づいて抽出された記事について、広報担当が共有すべきと判断した記事を選定し、それを役員や経営戦略部門に配信するという形を取っています。

この配信までの流れをスマートフォンひとつで行えるので、例えば出張が重なったとしても、移動中の車内で作業ができます。いつどこでも普段通りに記事を配信できるのは嬉しいですね。

以前は、手作業でクリッピング作業を行っていたので毎朝1時間ほどかかっていましたが、スマートクリップの導入後は、15分以下で作業が完了するようになりました。

また、これまでは私が他の業務との重複でクリッピング作業をできない場合、他のルーチンワークをもつ同僚に肩代わりしてもらうことがありました。不可抗力であるとはいえ、広報業務が集中する朝に依頼するのは心苦しかったというのが正直な気持ちです。
それが今ではスケジュール調整して完結できるようになったので、心理的にも非常に助かっています。

――機能面や運用面でのメリットはありましたか？

記事抽出用のキーワードを必要に応じて自由に調整できるので、時流やイベント等に対応した情報を取りこぼさず的確に収集できるのも、大きなメリットだと思います。

普段は、弊社と食肉業界に関するキーワードを設定して記事をクリッピングしています。加えて、たとえば近年はサステナビリティに関する対応は弊社としても必須になっているので、これに関連するキーワードを適宜追加しています。
あとは食肉加工品の製造・販売を行う企業として、大豆ミートなどの代替肉や、喫緊の課題である物流問題に関する情報収集も欠かせません。
これらもすべてキーワードを適切に設定しておけば、記事が自動で抽出されるので情報を取りこぼすことがありません。
記者発表を行った時など、どのように媒体に取り上げてもらったか、という効果検証もやり易くなりました。

また、危機管理においても役立っています。
弊社だけでなく食肉業界、あるいは広く食品業界の他社事例も含め、危機管理に属する記事を取りこぼさず確認しておくのは、広報の最重要業務の１つです。
日本経済新聞など日経グループ各媒体以外の記事も含め幅広く抽出できるので、SNSと併用すればかなり情報を網羅できると思います。

著作権を遵守した記事共有ができる点も本当に安心感があります。
以前は著作権に抵触しないかと懸念しながらクリッピングをしていましたが、その懸念がなくなり著作権の管理コストが低減されたことは、明らかに情報収集の質の向上につながっています。
情報を扱う広報チームとして、微力ながら、以前よりも経営に貢献できるようになったという実感がもてています。

――情報を受け取っている役員の方々からのフィードバックはありましたか？

役員からは、やはりスマートフォンやタブレットでいつでもどこでも閲覧できるのは便利だねと言われています。また以前は、共有した記事について、もう少し内容を詳しく教えてほしいという問い合わせがしばしばあり、元記事を問い合わせてきた役員の元へ持参したり、口頭でお答えしたりといった業務も発生していました。
それがいまでは、役員自身が記事全文を確認できるので、お互いに時間をロスせず、効率よく情報共有ができるようになっています。

――導入から活用まで、サポート体制についてはいかがでしょうか。

導入はとてもスムーズでした。マニュアルに目を通して、記事の抽出から選定、そして配信という流れについては特に心配はいらないことがわかりましたし、不明な点があればその都度営業担当の方に対応してもらえたので、特に苦労を感じず導入できました。
現在も適宜、何か困っていることはありませんか？とフォローしていただいていますし、こちらからも必要に応じて聞くこともあり、サポート体制はしっかりしていると感じます。
記事が配信される役員に対しては、戸惑うことがないようにマニュアルを作成して配布しました。この社内マニュアル作成についても、担当の方と相談しながら進めることができたので、役員も問題なく使いこなせました。

――今後、どのようにスマートクリップを活用していきたいと考えていますか？

広報チームとしては、社内外の情報発信を的確に行うプロフェッショナル集団でありたいと考えています。その業務の一環であるクリッピングは、記者や生活者の視点が入る記事という形を通じて世の中の動向を知ることであり、弊社や食肉業界のことを俯瞰して把握するための重要な作業です。
毎朝、必要に応じて役員や経営戦略部門に的確に記事を配信することで、経営戦略の振り返りや立案に役立ってほしいと思いますし、広報担当が選定した記事が何らかの指標になってくれたらという気持ちです。

そして私自身、スマートクリップを利用することで、情報感度が上がったという実感があります。
たとえば、物流の 2024 年問題に関して、他社と共同で物流問題の解決に取り組むことになり、記者発表を行いました。この準備段階では、スマートクリップを使って物流関連記事を網羅的に収集し、役員への配信と同時に広報担当としてもくまなく目を通すことで、物流問題について解像度高く理解できたと思っています。