株式会社オートバックスセブン様

オートバックスセブンのIR・広報部は、IR４名、広報5名というチーム体制。広報チームの業務はマスコミ対応等の社外広報に加え、社内広報も担う。自社グループ傘下の各企業および全国のFC加盟企業の社員を含む1万2000人超が対象で、業務も多岐にわたる。
「広報業務は、タイムリーな情報収集と社内共有が重要。自社と関連各社はもとより、競合他社や業界団体、自動車業界全体に関連する日々のニュースをチェックします。以前は他のクリッピングサービスを利用し、ピックアップされた記事がFAXで送られていました。しかし、その中から共有すべき記事を取捨選択し、さらに要約して共有するという作業に相当な時間を要していたのです。中には「ノイズ」と呼ばれる実際には無関係な情報も混じって配信されるため選別する作業も大変でした。
同時に、社内でコンプライアンス遵守への気運が高まり、著作権をクリアした上での情報共有という課題もありました。我々がメールなどで記事をそのまま社員に配信することは当然できません。読みたい記事があった場合、広報まで出向いてもらわないと読めませんでした。しかも、それができるのは本社の社員に限定されます。情報を速やかに社内共有することもできませんでした。

毎朝、配信される記事は平均で50件程度、多い時で100件以上にも及ぶ。それを5人のスタッフで読み合わせて社内共有する記事を取捨選択。内容を吟味して10〜20件程度に絞り込む。ここまで10分程度。業界の動向を把握すべく、自社および競合他社が取り上げられている記事を中心にピックアップしている。
「現在弊社が配信している対象者は、課長以上の役職者です。取締役、執行役員、部長、課長までで監査役なども含めて約150人が対象です。業界以外の動きも、重要と思われる記事は配信します。また、日経MJや日経産業新聞などには、ほかの媒体にはない掘り下げた内容の記事も多いので、追加で配信することもあります。
当初は１つのIDをグループ単位の約20名で共有していましたが、途中から１人１IDに変更しました。各人の利用状況を把握することが理由です。利用が少ない人にはプッシュをして利用を促し、利用率が高い人にもアンケートを取って、どういう点が役立っているかという声を集めています。

「個人で新聞を読むにも限界があるので、複数の全国紙に加えて各地の一般紙が読めるので便利だ」とか、「日経MJや日経産業新聞などで他業界の動向が理解できてよい」という声が多いですね」（小野田さん）
多忙のために読む時間が確保できないという利用者には、アプリを紹介して移動中に使ってもらうようにした。利用率を向上させるため、利用の少ない人には、複数回にわたって利点を働きかけるなど、日経スマートクリップをより有効に活用するため、広報チームが尽力している様子が窺える。

日経スマートクリップの導入により、毎朝配信される記事のクリッピング作業は大幅に改善され、広報チームの業務は大幅に効率化された。
「グループ会社はもちろん、ＦＣ加盟企業への取材対応も本社広報が窓口となります。我々の業務も忙しいので、以前は、朝に届いたニュースを選別して、配信するまでに最短でも午前中いっぱい。取材対応など他の業務が忙しい時などは、夕方になったこともありました。それだと、ニュースの鮮度が落ちてしまい、社員にも不評でした。日経スマートクリップを導入した現在では、朝礼後に読み始めて9時30分頃には配信できます。これほど劇的に改善するとは思っていませんでした」（小野田さん）
「単に時間短縮ができるだけではありません。5人のスタッフで読み合わせができ、記事の取捨選択がより高度になりました。以前は、新聞ごとに担当を決めて手分けしていたので、A紙を読む担当者はＢ紙には目を通しません。しかし、１人の視点だけでは見落とすこともあるし、複数でチェックしたほうがピックアップの精度は高い。その点、日経スマートクリップを導入してから、同じ記事を複数のスタッフが読めるようになりました。弊社では役職者に対して配信しているため、「この情報は役職者には知っておいてほしい」という視点でも選別します。その意味でも、より深く検討ができるようになり、フォローがしっかりできるようなったことが大きいです」（ＩＲ・広報部 鈴木政和さん）
また、クリッピング作業の効率化が進んだことで、広報チームのメンバーたちは、創出できた時間を各自が有効に活用している。
「広報業務には、ＳＮＳのチェックもあります。ネット上での自社の風評を確認しますが、そのような作業にも十分に時間を割けるようになりました。また、広報担当者としては、取材を受けた内容がどの程度の大きさで記事掲載されたかが気になります。自社の記事がどの程度の関心を持たれているかが図れるからです。日経スマートクリップを通じ、掲載された自社に関連する記事を写真や図などを含めて読んでもらえるのも大きなメリットです」（小野田さん）
かつては半日がかりだったクリッピング作業。広報チームの労力も大きかったが、現状では飛躍的に改善された。このメリットを全社的に生かすべく、より意欲的に利用率向上にも取り組んでいる。