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学校法人梅村学園 中京大学様

ステークホルダーに向けた有益な情報を効率的に収集
情報の取りこぼしを防ぎ、危機管理対策にも活用

導入サービス:日経スマートクリップplus

愛知県名古屋市に本部を置く中京大学は、文学、経済、法学といった複数の文系学部をはじめ、工学部やスポーツ科学部など幅広い学部を有する総合大学。そんな大規模な大学の運営には、あらゆる分野の情報の収集と、スピーディーな共有が欠かせない。日経スマートクリップplusを導入したことで、課題だった新聞記事著作権の取り扱いをクリアし、手作業では見落としていた細かい情報の収集が可能になり、大学の広報活動や危機管理対策への活用も期待されているという。

企業プロフィール

学校名 学校法人梅村学園 中京大学
所在地 名古屋キャンパス 愛知県名古屋市昭和区八事本町101-2
豊田キャンパス 愛知県豊田市貝津町床立101
開学 1954年
教員・学生数 教員479人、学生12,186人(2019年5月1日現在)
URL https://www.chukyo-u.ac.jp/

導入のきっかけ

コンプライアンスの順守と迅速な情報共有のため
他校に先駆け、いち早く導入を決意

学校法人梅村学園 中京大学

広報部 副部長

棚橋 聡氏

1954年に愛知県名古屋市で開学した中京大学は、幅広い学部を有する全国有数の総合大学だ。中でもスポーツ科学部は、フィギュアスケートや陸上競技などで多数のオリンピック選手を輩出するなど、全国から注目されている。

そんな同校では、自校の広報活動における戦略立案をはじめ、競合校との差別化、卒業生との関係構築、近年相次ぐ大学不祥事の防止策などのために、膨大な情報量の収集と、必要に応じた発信を行う。こうした広報業務の中で、受験生に向けた入試広報以外の広報活動全般を行っているのが、広報部広報課だ。業務内容は、日々のコンテンツ更新をはじめとした大学ホームページや校内向けオウンドメディアの運営、それらのサーバー管理、さらに広報誌の発行や各種マスコミ対応など多岐に渡る。このような幅広い業務をこなす中で、業務のデジタル化や効率化にも積極的に取り組んでいるという。

「本校では数年前から業務のデジタル化・効率化に注力しており、広報課でも約3年前から本格的に進めています。例えば、取材依頼や学校に対する問い合わせを紙での受付からWEB上でのフォーム受付に変えたり、紙の定期刊行物をウェブに置きかえるなど、これまでできていなかった部分を少しずつ見直し始めました」(広報部 副部長 棚橋聡氏)

こういったデジタル化・効率化の動きは、日々のクリッピング業務にも当てはまった。以前は毎朝、広報課のメンバーで新聞のチェックを行い、同校に関係のある情報を紙ベースにまとめて各部署の職員へ回覧していた。しかしながらこの方法には、時間と手間がかかる上、コンプライアンスについての不安もあった。そういった課題の解決を模索していた時に日経グループが主催している著作権セミナーに参加し、日経スマートクリップplusのサービスを知ったという。そしてセミナー後すぐに、トライアルの利用を決めたそうだ。

「当課では『プロを選ぶ、プロと組む』という考え方を重視しています。少人数部署のため、クリッピングの課題など我々の力だけでは容易に解決できないものも少なくありません。そのため、信頼できるプロの力を借り、協力して業務を行うことで、課題の解決とさらなる効率化を目指しています。クリッピングに関しては、日経スマートクリップplusは、日本経済新聞社が提供しているサービスということで、情報源もサービス自体も信頼性が高く、利用を開始する大きな決め手となりました」。(棚橋氏)

短期間のトライアルを通して、その利便性を実感。他校に先駆けいち早く取り入れるため、次年度を待たず期中での導入に踏み切ったという。

導入後の効果

細かい情報の取りこぼしを解消
危機管理対策への効果も期待

学校法人梅村学園 中京大学

広報部 広報課

市川 彩乃氏

日経スマートクリップplusを導入したことで、まず情報共有にかかる時間の短縮と、広報課職員の業務の効率化に大きな効果がみられた。

「以前は、広報課のメンバー全員で毎朝1時間かけて新聞8紙をチェックした後、さらに1時間かけて情報をまとめた用紙を他部署の職員へ回覧していました。サービス導入後は、事前に登録したキーワードによってクリッピングされた記事を、利用者が毎朝すぐにチェックできるので、より早く情報を届けられるようになったと感じています。広報課が情報をまとめる手間もなくなりました」。(棚橋氏)

手作業で新聞をチェックしていた頃は、大学名が載っていない記事や、卒業生の記事などを見つけるのが難しく、記事の見落としや情報の不足を他部所から指摘されることも珍しくなかったという。しかし、日経スマートクリップplusを導入してそのような情報の取りこぼしもなくなったそうだ。自動的にクリッピングされた記事は、即時で利用者にも共有されるため担当者が共有のために記事をまとめる必要もない。さらに、国の補助制度や条例に関する記事など、より幅広いテーマの記事を効率的に集められるので、広報課が把握していない情報を知るきっかけにもなっていると話す。

「全国レベルで注目されるスポーツ分野での学生や卒業生の活躍に限らず、さまざまな分野における研究結果や学生の活躍を積極的に発信したいと考えています。日経スマートクリップplusを使えば、小さな記事や地方の情報でも漏れなく集められるので、我々が目指している広報活動の実現に有効です。また、ポジティブな情報だけでなく、ネガティブな情報をいち早く収集する手段にもなるので、危機管理対策面でも役立つのではないかと期待しています」。(棚橋氏)

最近では、大学の不祥事がニュースになるケースも少なくない。危機管理のためにも、自校の情報はもちろん、他校の動向や世間の倫理観といった情報を細かく、漏れなく収集する方法としても、その活用が期待されているようだ。

今後の展望

新たな機能を取り入れ、
利用率と情報感度の向上を目指す

日経スマートクリップplusの導入により、必要な情報を取りこぼすことなく、スピーディーかつ効率的に共有することができるようになった。今後はどのようにこのサービスを活用していきたいと考えているのか、その展望を語ってもらった。

「現在は、利用者が毎朝自発的にパソコンの専用画面を開いて記事を確認しなければならないので、利用率に差がある印象です。利用を促進するために、クリッピング記事のメール配信を検討するのも良いかもしれません。ただし、毎日膨大なメールが届く人も多いため、受け取る側がうまく整理できるかどうかという課題はあると思います」。(広報部 広報課 市川彩乃氏)

また、現在は新聞媒体のみを対象としたクリッピングサービスを利用しているが、WEBニュース記事への関心も持っているという。

「学生などWEBで情報を収集することが多い若い世代の感覚と乖離しないためには、WEBニュースへの感度を上げることも重要だと思います。ただ、WEBの記事も含めてクリッピングすると膨大な情報量になることと、WEBにはフェイクニュースも多い印象なので、利用方法には検討も必要でしょう」。(市川氏)

まだまだ検討事項はあるものの、メール配信やWEBニュースのクリッピングといった活用しきれていない日経スマートクリップplusの機能をうまく活用すれば、より感度の高い情報を多くのステークホルダーへ配信できる可能性が高まりそうだ。