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株式会社パルコ様

3時間を費やしていたクリッピング作業が
30分に短縮され劇的な業務改善

導入サービス:日経スマートクリップplus

商業施設の開発・運営を行うショッピングセンター事業を中心に、エンタテインメント事業など関連事業を展開する。全国の主要各都市に「PARCO」店舗を構え、多数のコンテンツを有し、商業施設におけるサービスメニューを提供している。

企業プロフィール

会社名 株式会社パルコ
本部所在地 東京都渋谷区神泉町8-16 渋谷ファーストプレイス
創業 1953年(昭和28年)2月13日
従業員数 651名(連結従業員数 2,208名)
主な事業内容 商業施設の開発・運営を行うショッピングセンター事業を中心にエンタテインメント事業などの関連事業を展開。
URL https://www.parco.co.jp/

導入のきっかけ

情報鮮度の向上と業務効率化を目指し
デジタルクリッピングへの切替を検討

株式会社パルコ

コーポレート部門 広報・IR担当

業務課長 伊藤 充氏

株式会社パルコでは、広報・IR担当において、広報業務を3名体制で行っている。広報の業務には、必要な情報を膨大な新聞記事から切り抜く「クリッピング作業」があるが、以前は紙面をチェックしてコピーするのに毎日約3時間を要していた。長年にわたって改善が叫ばれる中で、2019年3月に日経スマートクリップを導入。その経緯を同社コーポレート部門広報・IR担当の伊藤充課長と、吉田直弘氏に聞いた。

「2007年に現部署に配属されましたが、当初からクリッピング作業を当番制で行っていました。全国紙5紙と業界紙、産業紙などの新聞記事を大量にチェックするため、約3時間を要する作業。当番になれば午前中はかかりっきりでした。作業を簡素化する方法はないかという模索は、2007年当時からされていました。記事チェックを外注したこともありましたが、結局は送られた記事をコピーして各部門に回す業務が大変で、効率化には繋がらなかった。総務部門からは、紙のコストを削減せよという指示もあり、その面でも改善する必要に迫られていたのです。
 その後も、様々なサービスを比較検討する中で、日経スマートクリップを知りました。2年ほど前には親会社であるJ.フロントリテイリングが導入したことで弊社も感心を強め、親会社に詳細を聞きました。その結果、我々が求めているサービスに近いことがわかり、導入に向けて具体的に動き出したのです。

 

日経の新聞だけでなく、業界紙や全国の一般紙の記事も網羅されている点も魅力でしたが、 役職者だけに送るとか、紙への出力を相手任せにしているといった、使用方法の実態をJ.フロントリテイリングで聞き、これなら弊社でも導入できるという思いを強くしました」(広報・IR担当 業務課長 伊藤 充氏)

導入にあたり、社内決裁では驚くほどスムーズに受け入れられたという。働き方改革が進む中で、業務内容の改善が求められていたこと、紙の削減が求められ、アナログからデジタルへの移行が推進されていたことが決め手になったようだ。2018年12月からのトライアルを経て、3月から正式導入となった。

導入の効果

札幌や福岡・熊本の店長たちともタイムリーな情報共有が可能に

株式会社パルコ

コーポレート部門 広報・IR担当

吉田 直弘氏

「実際に使って感じたのは、まずは想像以上に使い勝手がよかったこと。見出しだけを見て、優先順位の目星を付けてから興味のある記事を読めるし、各部門に関連性のある記事かどうかも一目瞭然です。

記事を送るのは、執行役全員と各部門の部門長、各店舗の店長です。導入後、特に歓迎の声が上がったのは店長たちでした。従来は紙に出力して社内便で発送しており、札幌や福岡・熊本の店舗に到着するのは、早くて発送の2日後。2日前の新聞記事が送られてきても情報としてはもう古いのです。日経スマートクリップの導入で、情報をタイムリーに共有できる点で、地方の店舗にとってのメリットが非常に大きかった」(広報・IR担当 吉田直弘氏)

「紙の削減については如実に効果がありました。紙からデジタルへの移行に戸惑うこともまったくなく、その点は極めてスムーズでしたね。ただ、部門長に関しては、興味を持つ人とそうでない人の差異がはっきり出ています。積極的に活用している部門長であれば、記事を見て即座にこちらにコメントをくれることもあります。ただ、まだ活用していない部門長もいるので、今後は我々が啓蒙にもっと尽力しないといけないと思っています」(伊藤氏)

記事のキーワード検索については、以下5つのカテゴリーに分類してまとめている。①自社関連、②競合関連、③繊研新聞(ファッション業界紙)、④テナント関連、⑤SDGs関連である。
「自社関連では、『パルコ』のほかに弊社が運営している施設名の『ゼロゲート』『シネクイント』といった名称。競合関連は、他の商業施設の開業や改装情報など。繊研新聞については、同じキーワードで検索してもヒット数が違うし、注目度も高い記事が多いので一般紙とは分類しています。

テナントさんについては、取引先である出店者さんの企業名で検索します。ファッション業界でもSDGsへの取り組みが活発になっており、弊社も力を入れていくために他企業の事例を抽出していくようにしています。
キーワードについては、定期的に見直して修正を行っています。『なぜ、この記事がヒットしなかったのか』とか理由を探りながら日々微調整を行っている形です。あるキーワードを入れたためにヒットしないこともありますから。
作業時間に関しては、毎朝30分程度になりました。以前は3時間かかったことを思えば、劇的な短縮であると言えます。また、従来は目視で記事を拾い出していたために、どうしても見落としがありました。そんなヒューマンエラー的な取りこぼしは、導入後には確実に減りましたね。現在でも、自社記事を中心に漏れがないか、実際の紙面チェックは行いますが、自社記事と競合関連ともにほぼ漏れもなくピックアップされておりますので、時間短縮効果は計り知れないと感じます」(吉田氏)

今後の展開

生の声を聞いて次のステップに
今後はさらに機能をフル活用したい

広報・IR部門として、導入の効果を肌で感じているが、実際に使用している社員の反応をしっかり確認したいという意向だ。

「2019年春から導入しているので、いったん1年間を経過した段階で社員アンケートを実施したいと考えています。各人が使いやすさやメリットなどをどう感じているか、確認した上で次のステップに進んでいきたいです。我々広報・IR部門としては、業務の改善を図れて浸透してきたと感じているのですが、やはり実際のところをヒアリングする必要がありますから。

また、こちらからのサービスに関する要望としては、全国紙の地方版の記事が網羅されていれば有り難いです。現状では、東京版と大阪版くらいですが、弊社の店舗がある札幌版などの記事が読めれば助かります。メール配信はしておりますが、コメント機能などはまだ使っていないし、まだ把握できていないサービスもあると思うので、今後はさらに使いこなしていきたいです」(伊藤氏)

これまで手作業で行ってきたクリッピング作業にかかる時間的・精神的な負担が、日経スマートクリップの導入により改善。導入に際し、社内で驚くほどスムーズに検討が進み導入に至った。今後は利用者へのアンケートなどを通し、利用の実態を調査しながらさらに効果的に利用ができるように取り組んでいる。